É comum que os empreendedores só percebam a importância da gestão financeira quando enfrentam problemas como falta de caixa, atrasos em pagamentos ou dificuldade para apresentar indicadores a investidores.
Mas o financeiro vai muito além de liberar boletos e emitir notas fiscais: ele é a base para a tomada de decisão estratégica.
Organizar essa área é fundamental para garantir previsibilidade, segurança e eficiência — e o primeiro passo para isso é a realização do setup financeiro.
O que é um setup financeiro?
O setup financeiro serve para estabelecer e organizar a implementação de processos, relatórios, indicadores e controles que tornam a gestão mais confiável e alinhada aos objetivos do negócio.
Sem essa estrutura, as decisões ficam baseadas em suposições e a empresa pode ter prejuízos e perder eficiência e credibilidade.
O passo a passo para o setup financeiro
1. Imersão e diagnóstico
O primeiro passo para organizar as finanças é ter clareza sobre o negócio. É preciso conhecer a origem, o cenário atual e o futuro desejado. Perguntas sobre os objetivos da empresa e como funciona a rotina do departamento financeiro ajudam a guiar essa etapa.
Além disso, são mapeadas as seguintes informações:
- Bancos;
- Sistemas e plataformas;
- Os profissionais responsáveis por cada tarefa do financeiro;
- Nível de automação;
- Como é feita a organização dos arquivos e dos registros;
- Balancete e DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) contábil.
Esses dados são fundamentais para estruturar a gestão financeira, definir prioridades e atuar de maneira estratégica.
2. Avaliação e definição do ERP
Contar com um sistema de gestão é essencial para assegurar a conformidade e a confiabilidade das informações financeiras. Nessa fase do setup, surgem dois cenários:
O ERP já está implementado:
É preciso verificar se os dados estão atualizados, conciliados e categorizados de forma correta (despesas em categorias de despesas, custos em categorias de custos).
Empresa ainda não tem ERP:
É necessário definir qual ferramenta será adotada. A implantação envolve os seguintes procedimentos:
- Cadastro de contas bancárias, saldos iniciais de cada banco, plano de contas/categorias, Centro de Custos, clientes e contratos de recorrência, fornecedores e previsão de contas a pagar e a receber.
- Organização da base histórica de movimentações financeiras e a importação ao sistema.
- Configuração do certificado digital para emissão automática das notas fiscais.
Saiba mais: Por que o ERP é importante desde os primeiros estágios da startup?
3. Revisão da estrutura financeira
A definição do Plano de Categorias (PdC) é um dos pontos mais importantes da gestão financeira, pois apoia a construção e a atualização do DRE e do fluxo de caixa.
Um PdC mal estruturado pode fazer com que as despesas sejam analisadas como custos — ou que os custos sejam analisados como despesas —, o que pode afetar a margem bruta. É a forma como cada entrada ou saída é classificada que garante a clareza sobre os resultados.
A revisão acontece em paralelo à configuração do ERP, já que depende da categorização dos lançamentos.
4. Criação de relatórios gerenciais
Com a nova estrutura de Categorias e Centros de Custos, é possível elaborar os principais relatórios financeiros:
- DRE: mostra a composição de receitas, custos, margem bruta e de contribuição, EBITDA e lucro líquido, permitindo avaliar a rentabilidade real do negócio.
- Fluxo de caixa: indica a disponibilidade financeira para compromissos imediatos, como o pagamento da folha salarial, e ajuda a planejar resgates ou aplicações.
Esses relatórios podem evitar que a empresa opere no prejuízo sem perceber ou dependa de crédito emergencial.
5. Construção do dashboard financeiro
O dashboard financeiro reúne as mesmas informações do DRE e do fluxo de caixa, mas de forma gráfica e interativa, além de concentrar os principais KPIs financeiros da empresa.
Esse recurso facilita a análise, fortalece o planejamento e apoia a tomada de decisões mais rápidas e alinhadas às metas do negócio.
Saiba mais: Dashboard financeiro: uma ferramenta essencial para auxiliar na tomada de decisão
6. Revisão dos processos financeiros
Essa etapa foca em analisar os seguintes tópicos:
- Modelos de trabalho;
- Interações entre as áreas;
- Rotinas de controle financeiro;
- Governança e compliance;
- Processos de faturamento, contas a pagar e a receber;
- Fluxo de caixa e datas de pagamento (clientes e fornecedores).
Com base nesse diagnóstico, é possível redesenhar processos para que sejam mais funcionais, eficientes e aderentes à operação do negócio.
7. Padronização dos controles internos
Inclui a construção de um playbook financeiro, também chamado de POP (Processo Operacional Padrão), que reúne os procedimentos operacionais, as políticas internas e as regras de controle.
Essa padronização garante que qualquer pessoa da equipe consiga assumir rotinas quando necessário, sem comprometer a continuidade das atividades — seja em períodos de férias, mudanças de equipe ou demandas emergenciais.
8. Integração com a contabilidade
A última etapa é alinhar os trabalhos financeiro e contábil. Esse relacionamento deve ser visto como uma parceria estratégica, que exige clareza sobre prazos, formatos e necessidades de entrega de cada lado.
Saiba mais: Por que a sua empresa precisa investir em governança contábil?
Contar com especialistas facilita a estruturação do setup
Implementar um setup financeiro exige tempo, conhecimento técnico e uma visão estratégica sobre o que realmente faz sentido para a empresa. Com o time de CFO as a Service da Triven, é possível ter mais eficiência, clareza e segurança na construção dessa base.
Cada uma das etapas listadas é realizada por profissionais que combinam experiência de mercado com capacidade de execução. O foco está em estruturar dados confiáveis, organizar o ERP e dar suporte contínuo à tomada de decisão dos founders.
Quer ajuda para colocar tudo isso em prática? Fale com a gente e veja como o time da Triven pode apoiar sua gestão financeira.
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